Возвращение в офисы: новые планировки для других типов сотрудников

Российский бизнес официально начал уходить на удаленную работу 26 марта. Ограничения сняты еще не полностью, однако бизнес постепенно возвращается в офисы. После нескольких месяцев работы из дома сотрудники снова занимают свои рабочие места. По каким сценариям сейчас работодатели возвращают специалистов в офисы и будут ли реорганизованы рабочие пространства, как пандемия повлияла на современных работников? Рассказывает Валерий Трушин, руководитель отдела исследований и консалтинга IPG.Estate.

Сейчас все компании задаются вопросом: как сделать процесс возвращения в офисы безопасным и спокойным, как обойтись без существенных финансовых и репутационных потерь?

Компании постепенно возвращают сотрудников в офисы и восстанавливают прежние темпы работы и её эффективность. Продуктивность многих сотрудников на удаленной работе заметно снизилась, поэтому вопрос их возвращения на рабочие места актуален как для самих работников, так и для работодателей. При этом удаленный режим хоть и не «уничтожил» офисную жизнь полностью, но внес свои требования как к организации офисных пространств, так и к типам офисных сотрудников.

4 типа сотрудников – какие они?

Организация офисного пространства и рабочих процессов в современных компаниях как после пандемии, так и в целом, во многом зависит от самих сотрудников. Сейчас в офисах, вне зависимости от сферы деятельности компании, можно встретить четыре основных типа работников.

Первый тип офисных сотрудников – «резиденты». Они проводят 90% рабочего дня за своим рабочим местом. Им необходима возможность сосредоточиться: именно поэтому для них важно наличие фиксированного места, обособленность от коллег и необходимость сохранения конфиденциальности информации. К «резидентам» относятся бухгалтеры, аналитики, экономисты, юристы, HR, руководители высшего звена.

Следующий тип – «навигаторы». Они проводят в офисе около половины рабочего дня: остальное время занимают переговоры, встречи, сделки, продажи и налаживание контактов. Однако навигатору важно наличие возможности работать в офисе как индивидуально (ведение отчетности, подготовка документов и т.д.), так и в группе (обсуждение вопросов, сделок, командная работа). К сотрудникам этого типа можно отнести агентов, консультантов, менеджеров по продажам и развитию.

«Кооператоры» на рабочем месте находятся только 30-50 процентов рабочего дня. Остальное время он проводит в групповой работе с руководителями и подчиненными, а также может работать и за пределами офиса. К этой группе относятся операционные и административные директора, а также руководители отдельных департаментов и направлений.

Меньше всего времени в офисе проводит «ремоутер»: официальный сотрудник компании, который проводит среди коллег не более 10% рабочего времени. Он преимущественно работает удаленно (дома, на даче, в коворкинге или даже в другом городе или стране). В офисе он появляется только для командной работы, обсуждения или присутствия на общих совещаниях. Рабочее место им не нужно. К «ремоутерам» можно отнести дизайнеров, маркетологов, SMM- и IT- специалистов.

Как вернуть разные типы сотрудников в безопасный офис?

Существует несколько сценариев возвращения сотрудников в офисы: частично, удаленно и посменно. Выбор одного из них будет зависеть от того, какой тип работников превалирует в компании.

• Например, если в коллективе основную часть занимают «резиденты», «навигаторы» и «кооператоры», которым необходимо стационарное рабочее место, нужно отдать предпочтение частичному сценарию. Так, часть сотрудников остается на удаленной работе, а для другой части, которая «привязана» к офису, рабочие места превращают в хот-дески, которые не привязаны к конкретному сотруднику. Помимо этого, сотрудников рассаживают в шахматном порядке для соблюдения необходимой социальной дистанции. Также работодателю необходимо снабдить сотрудников средствами индивидуальной защиты – масками, перчатками. В Японии, например, создали специальные крючки, чтобы бесконтактно пользоваться лифтом.
• Посменный тип работы актуален для офисов с коридорно-кабинетной системой. Когда в небольшом помещении одновременно должно находиться несколько человек, выходом из положения может стать посменный график. Например, одна половина сотрудников сначала работает в офисе, другая – из дома, а на следующий день наоборот. Такой формат объясняется тем, что после пандемии не нужно выводить всех сотрудников в офис одновременно. Важно возвращать работников частями, чтобы уровень разреженного пространства сокращался постепенно.
• Также в ближайшие месяцы часть российских и международных компаний собирается работать по удаленному сценарию. Несмотря на то, что часть ограничений из-за Covid-19 уже снята, многие работодатели (преимущественно из сферы IT и телеком) планируют продлить сроки работы в удаленном режиме для своих работников по желанию как минимум до сентября, например, Mail.ru Group, Avito, Яндекс, Ростелеком, Билайн и другие.

При таком сценарии в штате компаниях увеличивается доля сотрудников-«ремоутеров».

Как можно изменить офисное пространство под сотрудников?

1. При частично удаленном режиме работы фиксированные рабочие места остаются для «резидентов» офиса и «кооператоров», а временные рабочие места – для «навигаторов» и «ремоутеров». Также необходимо создать комфортные условия работы для удаленных сотрудников. Причем важны как технические моменты (оборудование, удаленный доступ к системе, интернет), так и функциональные (комфортный рабочий стол, стул). Командная работа при таком сценарии ведется в переговорных комнатах.
2. Посменный или комбинированный режим работы с сохранением офисных площадей требует установления «шахматной» рассадки сотрудников за рабочие столы (через одно рабочее место). Стоит отметить, что такой способ должен минимизировать количество вещей за рабочими столами. Также важно ввести ограничения по пребыванию сотрудников в переговорных комнатах и зонах отдыха, включая кухню.

Оптимизировать офисные площади на 30-40 % поможет внедрение системы временных рабочих мест. Вне зависимости от сценария восстановления работы, в помещениях формата open space несколько рабочих мест (или даже все) целесообразно превратить в хот-дески. Их несколько раз в неделю будут занимать те сотрудники, которые работают из дома. Так будет сохраняться необходимая социальная дистанция и, соответственно, безопасность сотрудников. Современные серверы позволяют войти в систему с любого компьютера, поэтому необходимо просто пронумеровать все рабочие места и рассадить сотрудников с учетом требований социальной дистанции. Этот формат будет актуальным для компаний, где большую часть сотрудников составляют «навигаторы» и рассматривается увеличение количества сотрудников-«ремоутеров».

Если офисное пространство не позволяет рассаживать сотрудников с учетом всех норм безопасности, компании вынуждены его изменить. Если крупные игроки, которые не пострадали в период пандемии, прибегают к увеличению площади офисного пространства для дополнительного комфорта сотрудников и соблюдения социальной дистанции, то другие начинают искать новые помещения. Сейчас запросы компаний поделились на три вида:

• Офис меньшей площади, но аналогичного качества;
• Офис аналогичной площади, но по меньшей ставке;
• Несколько офисных помещений в разных районах города (приближенных к спальным районам.

Насколько массовым будет перевод бизнес-процессов на удаленный режим?

Не смотря на мартовские и апрельские прогнозы экспертов рынка, сегодня мы видим, что бизнес не готов отказываться от офисов полностью. Доказательством тому служат и показатели заполнения коворкингов – небольшие компании, которые были вынуждены закрывать офисы в период самоизоляции, сейчас, восстанавливая свою деятельность, арендуют площади в коворкингов ввиду гибкой системы оплат.

Совершенно точно, что офисы не утратят актуальность и полный перевод штата сотрудников на удаленный режим для компаний невозможен.

• Во-первых, значительный объем бизнес-процессов зависит от внутренних коммуникаций: генерация идей и решение задач эффективны лишь при взаимодействии.
• Во-вторых, постоянная работа из дома влияет на эффективность сотрудников как по социальным, так и по организационным причинам.

Положительным эффектом пандемии должна стать разреженность офисных пространств и внимательное отношение руководства к комфорту сотрудников и возможностям выгодной оптимизации площадей и планировки офисов.